In Zeiten der Digitalisierung ist ein Dokumentenmanagementsystem für eine moderne Buchhaltung unumgänglich. Papier über Jahre aufbewahren war gestern.
Ein DMS ist für die digitale Aufbewahrung von Rechnungen und anderen Dokumenten nach rechtlichen Richtlinien konzipiert. Auf lange Sicht sollen auf diese Art die Ordner mit alten Dokumenten abgeschafft werden, die bisher jahrelang im Keller oder extra angemieteten Räumen aufbewahrt werden mussten. Für die Umsetzung dieses DMS ist die interne Technik zuständig, also wir Azubis, und ein Unternehmen aus der Nachbarschaft, mit dem wir bei diesem Projekt zusammenarbeiten.
Auswahl des Produktes
Nachdem die Entscheidung gefallen war, mussten wir uns für ein Produkt entscheiden das unsere Erwartungen erfüllt und den Anforderungen an gesetzliche Vorgaben entspricht. Wir haben uns einige Angebote eingeholt und haben uns letztendlich für Starke DMS entschieden. Anschließend haben wir uns mit der Firma Starke und unserem Dienstleister zusammengesetzt um die nächsten Schritte zu planen.
Einführung des Starke DMS
Als nun die Entscheidung für ein Produkt gefallen war, wurde von einem unserer Azubis für Systemintegration der Windows 2016 Server aufgesetzt und das Produkt auf dem on-premisis Server installiert.
Nach meinem Ausbildungsstart im August habe ich das Projekt mit unserer Ausbildungsleiterin übernommen. Jetzt fragt Ihr euch vermutlich: „Ist das nicht eher eine Aufgabe für Systemintegratoren?“.
Bis zum jetzigen Zeitpunkt war das auch der Fall, allerdings sind neben den administrativen Aufgaben auch viele Anpassungen im System gefragt.
Voraussetzungen umsetzen
Nun ging es also an die Umsetzung der Vorgaben die zu Beginn des Projektes formuliert wurden. Dabei geht es nicht nur um Berechtigungsgruppen, Anpassung der Standardtemplates für z.B. E-Mails, Erstellen von Workflows und vielem mehr. Die Hauptanforderung war und ist die Anbindung zu dem Programm Sage 100, unser System mit dem wir Rechnungen schreiben usw. Dabei ist die Herausforderung, dass die Datenbankabfragen funktionieren damit das DMS automatisiert alle Ausgangsrechnungen, Projektnummern, Kundennamen u.v.m. übernimmt.
Go live
Inzwischen konnten wir alle Herausforderungen meistern die wichtig waren um mit dem System produktiv zu gehen. Es gibt nicht nur die Clientsoftware mit der alle an Ihrem Platz in der Geschäftsstelle arbeiten können, wir haben inzwischen auch eine Web-Ansicht implementiert für die Kollegen die z.B. bei einem Kunden oder im Homeoffice sind.
Zukünftig werden wir nicht nur Ein- und Ausgangsrechnungen in das System einpflegen, auch Hardware-Übergabeberichte aus der Technik können ab Beginn 2019 von uns eingescannt werden.
Andre Thiemann